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Responsável por escrever os manuais de sistemas e os relatórios de projetos que envolvem Tecnologia da Informação (TI), o documentador de sistemas é um cargo que vem ganhando relevância nos últimos anos no mercado de tecnologia.

Mas você sabe o que o documentador faz na prática? 

Para ter uma ideia da importância desse profissional, coloque-se no lugar do usuário que precisa utilizar um novo sistema recém lançado.

Esse usuário pode ser um profissional de suporte, que trabalha auxiliando clientes a utilizarem a plataforma.

Imagine que o profissional está com o cliente no telefone e precisa explicar, com urgência, como efetuar uma tarefa no sistema. Não há tempo para encontrar a solução, porque o cliente tem pressa e já começa a esboçar sinais de irritação. 

O profissional do suporte clica em uma opção, depois em outra… tenta relembrar a regra de negócio, mas não possui materiais de consulta. Resultado: não consegue ajudar o cliente, que desiste e desliga o telefone sem esconder a frustração. 

Parece um pesadelo? Quem dera! Esse relato não é fictício — é alto até rotineiro dentro das empresas.

Se um profissional da área fica confuso sem um material de consulta, imagine o usuário final do produto.

Como o documentador de sistemas iria resolver o problema?

Sem esse material de consulta, o profissional de suporte ou usuário precisará dedicar um tempo muito maior do que o que seria necessário inicialmente, apenas para entender a navegação do sistema, sem contar as mudanças na regra de negócio, layout e funcionalidades.

É por isso que o material de apoio produzido pelo documentador é fundamental para sanar dúvidas, dar maior segurança e auxiliar no manuseio do sistema.

Deu para entender por que a documentação de sistemas é essencial para empresas de tecnologia que valorizam seu usuário e a eficiência nos seus processos? 

Ao longo do artigo, você vai entender as principais incumbências desse profissional — como a produção de guias rápidos, e-books e outros conteúdos.

Vamos explicar o que o documentador de sistemas faz no dia a dia e quais ferramentas geralmente são utilizadas para documentar sistemas.

O que faz um documentador de sistemas

O documentador de sistemas é o profissional responsável por produzir conteúdo de apoio com uma linguagem clara e organizada, ofertando ao usuário a possibilidade de aprender de forma simples e rápida.

É uma função multidisciplinar devido a sua abrangência, porque os profissionais tendem a se reciclar constantemente com as necessidades do mercado. 

Há profissionais que atuam nessa área com formação em Letras, Jornalismo, Design, Marketing e Publicidade, Biblioteconomia, Arquivologia e Análise de Sistemas, entre outros.

Entre as peças que estão sob responsabilidade do documentador de sistemas, é possível citar os manuais do sistema, guias do usuário, relatórios, e-books, apresentações, vídeos, etc.

O foco do documentador é produzir um conteúdo que se adapte ao público-alvo, seguindo as regras de negócio, legislação e outras premissas do desenvolvimento de software.

Ao desenvolver estes materiais, o profissional de documentação pode propiciar outros ganhos para a empresa, como:

  • Facilitar a comunicação
  • Auxílio no Controle de Qualidade
  • Contribuir com o Controle de Mudanças
  • Participar da elaboração dos Processos de manutenção e continuidade do software
  • Integração entre as áreas
  • Quebra de Resistência a mudanças
  • Entre outros benefícios

Reunimos, a seguir, algumas das principais interações da documentação de sistemas com as outros áreas, e os documentos que podem ser exigidos para este setor.

Guia do Usuário

O Guia do Usuário é uma tendência por se tratar de um documento on-line e de fácil acesso a todos. Com linguagem e navegação simples, ele inclui o passo a passo das funcionalidades. O Guia do Usuário pode conter imagens e ícones que facilitem o entendimento, além de links que possibilitem navegar rapidamente pelo conteúdo.

E-book

O e-book é um conteúdo poderoso e que oferece suporte para diversas situações. Ele pode ser versionado e utilizado off-line, além da possibilidade de integrar o Guia do Usuário como opção para download. Também pode ser trabalhado com um design diferenciado, com tamanhos diferentes.

Interação com Analistas de Requisito

A interação com a equipe de requisitos é constante, já que esta equipe é responsável por descrever as regras do negócio, as funcionalidades necessárias ao sistema, entre outras responsabilidades.

A união desses profissionais possibilita a criação de um documento rico em conteúdo e em total harmonia com regras definidas para o projeto.

Interação com QA’s (Tester)

Para elaborar o conteúdo, o documentador precisar simular as funcionalidades no sistema. O teste de alto nível no sistema contribui com a validação do fluxo.

Interagindo com o profissional responsável pelos testes do software, o documentador pode proporcionar melhorias e adequações, além de maior abrangência e rapidez na resolução de bugs e problemas, mantendo o software atualizado e funcional.

Por se tratar de uma equipe multidisciplinar, o documentador de sistema pode interagir com outras áreas, como Treinamento, Suporte e Desenvolvimento, entre outras.

Como fazer documentação de sistemas

Há uma série de ferramentas que auxiliam os documentadores de sistemas. Entre as mais populares, é possível citar:

  • Adobe RoboHelp
  • Google Drive
  • MS SharePoint
  • Confluence
  • JIRA
  • Canva
  • Prezi
  • VideoScribe

Os documentadores podem trabalhar com metodologias ágeis, como o SCRUM e KANBAN. Em geral, ele se adaptam às cerimônias do processo.

E aí, gostou do texto?

Aqui na Bravi, a documentação de sistemas é amplamente difundida. Percebemos a importância desses profissionais diariamente, porque eles trazem organização e eficiência aos processos, além de fomentar a atenção ao usuário.

Foi isso que aconteceu, por exemplo, na relação da Bravi com o CIEE. A gente só conseguiu executar a customização da plataforma na velocidade que a empresa queria porque adotamos a documentação de sistemas desde o primeiro momento. 

Esse detalhe fez toda a diferença para o resultado final, que foi amplamente comemorado por todos os envolvidos. 

Quer saber mais sobre documentação de sistemas? Entre em contato com a gente. Temos experiência no assunto e queremos ajudar!